Enquanto coordenadores de unidade do SEI / UFJ, vocês compartilham com a SeTI responsabilidade quanto à orientação e avaliação do bom uso do sistema de forma a evitar possíveis erros na criação de processos e documentos oficiais.
Este texto tem como objetivo apresentar informações e orientações importantes sobre a implantação e uso do SEI/UFJ, com vistas a subsidiar o trabalho desenvolvido na coordenação da unidade SEI.
- A UFJ possui Número Único de Protocolo (NUP), que se diferencia do NUP da UFG. Agora, nossos processos iniciarão com a numeração:
23854
- Ex. de número de processo: 23854.XXXXXX/2022-XX
- Sugerimos que sejam indicados 02 coordenadores por Unidade SEI, para agilizar o trabalho de administração da unidade. Quando necessário, alteração ou acréscimo de coordenadores na unidade deve ser solicitada por GLPI (https://osseti.ufj.edu.br).
- Para adicionar novos usuários à sua unidade, é necessário acessar o Sistema Integrado de Permissões (SIP) (https://sei.ufj.edu.br/sip), logar e realizar um dos dois procedimentos abaixo, dependendo do vínculo do servidor que será cadastrado:
* Servidor com vínculo federal – docente ou TAE:
Acessar a aba “Permissões” no menu esquerdo da tela e clicar na aba “Nova”. Para a nova permissão, selecione as opções:
- Órgão do Sistema: UFJ – Sistema: SEI
- Órgão da Unidade: UFJ – Unidade: <escolha_sua_unidade>
- Órgão do Usuário: UFJ – Usuário: <login_unico_do_usuario>
- Perfil: Básico
Obs.: O Perfil “Básico” permite ao usuário criar processos, editar, assinar documentos e tramitá-los, utilizando os recursos do sistema.
* Servidor terceirizado, bolsista ou estagiário:
Acessar a aba “Permissões” no menu esquerdo da tela e clicar na aba “Nova”. Para a nova permissão, selecione as opções:
- Órgão do Sistema: UFJ – Sistema: SEI
- Órgão da Unidade: UFJ – Unidade: <escolha_sua_unidade>
- Órgão do Usuário: UFJ – Usuário: <login_unico_do_usuario>
- Perfil: Básico sem assinatura
Obs.: O Perfil “Básico sem Assinatura” permite ao usuário criar processos, editar documentos e tramitá-los, utilizando os recursos do sistema. Não permite assinar documentos.
Importante:
De acordo com a legislação vigente, apenas as assinaturas de servidores com vínculo federal (efetivos ou substitutos) têm validade em documentos oficiais da UFJ. Por esse motivo, solicitamos atenção para a orientação acima, pois é responsabilidade do coordenador ativar os perfis de acordo com o vínculo do servidor. Em caso de auditoria ou qualquer contestação de validação de documentos assinados por colaboradores que não possuem vínculo federal, a responsabilidade por responder sobre o ato recairá sob a coordenação que atribuiu o perfil no sistema.
- De acordo com a Lei de Acesso à Informação – LAI (Lei 12.527/2011), o serviço público deve primar sempre pela transparência e garantia de acesso à informação para o cidadão. A restrição de acesso à informações deve ser realizada apenas quando o documento possuir dados sigilosos e/ou informação pessoal.
Além da SeTI, cabe aos coordenadores a orientação e zelo pela classificação correta do nível de acesso dos documentos produzidos em sua unidade.
Ao gerar um processo e/ou um documento no SEI, deve-se observar com atenção, no preenchimento dos dados iniciais, a devida classificação do processo de acordo com o nível de acesso (sigiloso, restrito ou público) e a hipótese legal aplicável ao documento, quando este for sigiloso ou restrito.
Caso você detecte alguma classificação errada, corrigir (quando produzido em sua unidade), ou solicitar que a unidade que gerou o documento classifique da forma adequada.